Partner Rallye, Digitalisierung und Best Practices Wie die DSAG trotz starkem Kongressprogramm für volle Partnerstände sorgte
Keynotes, Themensitzungen, Partnervorträge, Espresso-Sessions und ein attraktives Abendprogramm – wie jedes Jahr wartete der DSAG Jahreskongress auch 2024 wieder mit einem umfassenden Programm für die über 5000 Besucherinnen und Besucher auf. Wenn auf Konferenzen ein so abwechslungsreiches Programm mit zahlreichen Vorträgen sowie Impulsen geboten wird, kann es passieren, dass die Partnerausstellung weniger besucht wird und die Aussteller nicht den gewünschten Traffic an ihren Ständen haben.
Damit der Austausch mit der Community und das Networking mit den Partnern bzw. Sponsoren des Kongresses trotz der vielen Vorträge erfolgreich stattfindet, setzt die DSAG bereits seit Jahren erfolgreich eine Partner Rallye zur Besucheraktivierung ein.
2024 haben wir nach positiver Zusammenarbeit mit der DSAG bei virtuellen Events die Digitalisierung und Umsetzung der vorher als analog durchgeführten Partner Rallye übernommen.
Die Teilnahme an der als Multi-Station-Messegewinnspiel angelegten Partner Rallye erfolgte
in diesem Jahr erstmals über einen persönlichen Aktionscode, der als QR-Code in der
Konferenz-App abgerufen werden konnte.
Die QR-Code-Scans ermöglichen es den Ausstellern nach dem individuell durch die Teilnehmer erfolgten
Opt-In, DSGVO-konform Daten zur Leadgenerierung zu erfassen. Gleichzeitig werden die Daten anonymisiert
ausgewertet und dem Veranstalter bereitgestellt, um in Echtzeit den Erfolg der Messeinteraktion
zu beurteilen.
Ein Update, das sowohl die Besucher, Aussteller als auch die Veranstalter begeisterte!
DSAG-Jahreskongress Facts zur Messe
- DSAG-Jahreskongress vom 15.-17. Oktober in der Messe Leipzig mit mehr als 5.000 Teilnehmenden
- Vor Ort präsentierten sich SAP, DSAG und das gesamte Ökosystem
- Ausstellung mit 175 SAP-Partnern
Diese zentralen Herausforderungen haben wir mit der Digitalisierung der Partner Rallye gelöst:
- Icon eines Pokals Engagement Rate:
- Die Digitalisierung der Event Rallye sicherte den Besuchern einen einfacheren Zugang zur Teilnahme. Sie sorgte für eine Erhöhung der Engagement Rate und erleichterte den direkten Austausch zwischen Ausstellern und Teilnehmenden.
- Icon eines Pfeils mit einem Rechteck in der Mitte Digitale Leaderfassung:
- Die DSGVO-konforme und durch die Teilnehmer steuerbare Weitergabe der Kontaktdaten vereinfachte den Prozess der Leaderfassung, wodurch die Anzahl der erfassten Leads an den teilnehmenden Partnerstationen deutlich erhöht wurden.
- Icon eines Teilen-Symbols Digitale Einbindung:
- Die digitale Einbindung der Rallye in die Event-App und die Digitalisierung der Gutscheine ermöglichten eine nahtlose Eventexperience für die Besucher und ein besseres Handling für alle Dienstleister und Veranstalter.
- Icon eines Balkendiagramms Erfolgsmessung und statistische Auswertung:
- CONFGAMES stellt Veranstaltern anonymisierte Daten zur Erfolgsmessung bereit. Dadurch konnten relevante KPI wie die Anzahl der Besucherinteraktionen oder Couponnutzungen in Real Time beurteilt werden.
- Icon des Globus Nachhaltigkeit:
- Die Digitalisierung der Rallye – weg von einer nur einmal nutzbaren analogen Variante in Form eines gedruckten Heftes mit Aufklebern – schonte die Ressourcen und reduzierte den ökologischen Fussabdruck.
Erfolgreiche Besucheraktivierung trotz vollem Programm: Wirkungsvolle Maßnahmen zum Boost der Partner Rallye
Aus der engen Zusammenarbeit mit der DSAG und der erfolgreichen Umsetzung lassen sich einige Maßnahmen ableiten, die zum Erfolg der Partner Rallye beigetragen haben:
Einbindung des QR-Codes in Event App
Die Event App bot den Teilnehmern eine einzige Plattform, auf der sie alle relevanten Informationen finden konnten: Vom Zeitplan und Lageplan der Veranstaltung über Veranstaltungsdetails bis hin zur Event Rallye und persönlichen QR-Codes wurde ein nahtloses und attraktives Nutzererlebnis geschaffen.
Die Möglichkeit, mit dem persönlichen QR-Code in der Event App an der Partner Rallye teilzunehmen und Zugang zu den Benefits zu bekommen, bot einen klaren Mehrwert für Teilnehmer. Die Incentives erhöhten die Motivation für den Download der Event App signifikant und sorgten für einen spürbaren Push der Downloads. Gleichzeitig profitierte auch die Partner Rallye durch die prominente Platzierung in der App, denn auch die zahlreichen hochwertigen Hauptpreise wurden dort angeteasert.
Globale Einbindung von Stationen, Incentives und Multi-Station-Messegewinnspiel
Neben den Partnerstationen, an denen die Besucher am Messegewinnspiel teilnehmen konnten, wurde auch das Management von Coupons und Goodies über CONFGAMES abgewickelt – eine Lösung, die den einfachen Zugang zum Gutscheincode für die Besucher und die Messbarkeit und Kontrollmöglichkeiten von Seiten des Veranstalters vereint.
Bereits direkt nach dem Check In gab es für die Teilnehmenden die Möglichkeit, sich an einer im Eingangsbereich prominent platzierten Station ein hochwertiges Give Away zu sichern – und damit den ersten Kontakt mit dem Funktionsprinzip der Partner Rallye. Das Angebot wurde von über 4000 Besuchern der Konferenz angenommen und erleichterte es den Teilnehmern, sich mit der Handhabung des Systems vertraut zu machen.
Auch für den Zugang zu besonderen kulinarischen Angeboten wie Crepes, Frozen Yoghurt und einer Saftbar wurde die Event Rallye-Technologie genutzt. Durch die Nutzung digitalen, personengebundenen Partner Rallye-QR-Codes für die Einlösung der Coupons wurde die Abwicklung sowohl für Besucher als auch die Dienstleister enorm vereinfacht: Da jeder Teilnehmer etwa nur einmal die Angebote in Anspruch nehmen konnte, fungierten die QR-Code-Scans gleichzeitig als digitale Gutscheine und ermöglichten es den Dienstleistern und Veranstaltern, den Überblick über die Ausgabezahlen zu behalten.
Real World Touchpoints
Zusätzlich zu der Integration in die digitale Event App und den Partnerstationen kamen die Konferenzbesucher an weiteren Punkten ihrer Teilnehmer-Experience mit der Rallye in Kontakt.
Der vom Veranstalter im Konferenz-CI gebrandete Rallye-Infostand spielte durch seine strategisch gute Positionierung eine zentrale Rolle dabei, die Teilnehmer für die Event Rallye zu gewinnen und während des gesamten Events zu unterstützen.
Das engagierte Promotion-Team animierte die Besucher zum Mitmachen und stand für Fragen zur Verfügung, während eine Projektleiterin den Ausstellern als zentrale Ansprechpartnerin zur Seite stand. Dank des professionellen Projektmanagements vor Ort verlief der Ansturm reibungslos, sodass die Aussteller die hohe Aufmerksamkeit und den intensiven Austausch mit den Gästen bestmöglich nutzen konnten.
So konnten technische oder organisatorische Fragen sofort geklärt werden. Die umfassende Unterstützung minimierte den Aufwand für die Organisatoren in den Bereichen Promotion, Projektmanagement, Kommunikation und Technik.
Durch die Integration in den zentralen Messestand des Veranstalters und die Erwähnung der Partner Rallye in der Keynote wurde der Bekanntheitsgrad der Partner Rallye erhöht. Darüber hinaus wurde prominent auf den interaktiven Anzeigetafeln für die Partner Rallye geworben. Die visuelle Auszeichnung der teilnehmenden Partnerstände auf dem Messeplan erfolgte sowohl in der Event App als auch an den zahlreichen Infosteelen.
Unser Fazit: der DSAG Jahreskongress war ein rundum gelungenes Event, das Maßstäbe für zeitgemäße Konferenzen und Messen setzt.
Die Kombination aus digitaler Integration, attraktiven Anreizen und Unterstützung vor Ort bietet eine Blaupause für Veranstaltungen, bei denen eine starke Einbindung der Ausstellenden und eine hohe Interaktion mit den Teilnehmenern erzielt wird.
Neugierig geworden? Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!
Möchten Sie mehr über unsere Event Rallye und die Möglichkeiten für Ihre Events erfahren? Lassen Sie uns ins Gespräch kommen – wir freuen uns darauf, Ihre Ideen mit Ihnen umzusetzen!